Informace a sdělení poskytované subjektu údajů v souladu s nařízením o ochraně osobních údajů

(Nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 ze dne 27. dubna 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES)

Kdo jsme a proč zpracováváme Vaše údaje?

Jsme společnost, která nabízí neživotní pojištění na základě uzavřených smluv s pojistiteli.
Ve všech případech budeme usilovat o splnění všech povinností, které pro nás vyplývají z právních předpisů upravujících nakládání s osobními údaji a zavazujeme se vás chránit před zneužitím údajů a narušením soukromí nebo osobního života.
V případě, že máte zájem o poskytnutí informací o osobních údajích, které jsou o vás zpracovávány, můžete nás kontaktovat na adrese data@defendinsurance.eu.
My a pojistitel jsme společnými správci vašich osobních údajů.
Naše údaje: DEFEND INSURANCE s.r.o., Roztylská 1860/1, 148 00 Praha 11 – Chodov, Tel. +420 233 103 111, www.defendinsurance.eu.

Vaše osobní údaje zpracováváme pouze v mezích daných příslušnými právními předpisy bez nutnosti zvláštního souhlasu z těchto právních důvodů:

1. Zpracování je nezbytné pro splnění smlouvy, jejíž jste smluvní stranou

Do této části patří zejména zpracování, které souvisí s nabídkou a poskytováním našich služeb. Může jít o vaše osobní údaje (zájemce/pojistník), ale i údaje dalších účastníků smluvního vztahu nebo jinak dotčených osob (pojištěné osoby, poškození atp.). Bez těchto údajů vám nemůžeme naše služby nabídnout ani poskytnout. Proto právní předpis v tomto případě nevyžaduje ke zpracování údajů váš zvláštní souhlas. Pokud byste nám potřebné údaje nesdělili, nemůžeme s vámi smlouvu vůbec uzavřít.

2. Zpracování osobních údajů je nezbytné pro účely našich nebo vašich oprávněných zájmů

Mezi oprávněné zájmy patří např. prevence a odhalování trestné činnosti, šetření škodních událostí a vymáhání práv z uzavřené smlouvy. Z těchto důvodů nahráváme i naše vzájemné telefonní hovory, abychom vždy přesně věděli, o čem jsme spolu mluvili. Hovory můžeme také nahrávat, zpracovávat a následně vyhodnocovat tak, abychom příště co nejlépe vyhověli vašim požadavkům, přáním a potřebám. Můžeme se s vámi také spojit a ověřit, zda jste byli s našimi službami spokojeni.

V případě dokumentů a procesů provádíme analýzy zejména za účelem vývoje nových produktů a zlepšování klientského servisu.

Zpracování osobních údajů pro účely přímého marketingu lze v souladu s nařízením považovat za zpracování prováděné z důvodu oprávněného zájmu.

Proti zpracování pro účely přímého marketingu můžete vznést kdykoli námitku. V případě, že vznesete námitku, nebudou již Vaše osobní údaje pro marketingové účely nadále zpracovávány. Vznesení námitky ovšem nemá vliv na předchozí zpracování.
Vaše osobní údaje zpracovávané pro marketingové účely nebudou dále předávány.

3. Zpracování osobních údajů je nezbytné pro splnění právní povinnosti, která se na nás vztahuje

Právní předpisy nám rovněž v některých případech ukládají povinnost vaše osobní údaje zpracovávat. Jde zejména o zpracování za účelem:
a. plnění informačních povinností či výměny informací a poskytování součinnosti dle zvláštních zákonů (zejm. zákon o pojišťovnictví apod.)
b. uchování údajů dle zákonných požadavků aj.

Jaké údaje zpracováváme?

Zpracováváme zejména údaje, které potřebujeme k nabídce a poskytování našich služeb. Bude se tedy zjednodušeně řečeno jednat o všechny údaje, které jsou ve smlouvách nebo jiných podobných formulářích.

Někdy budeme vaše údaje spojovat s dalšími informacemi a vytvářet tak údaje nové. To je důležité hlavně pro výplatu pojistného plnění nebo dodržování našich zákonných povinností (např. prevence podvodů). Pokud jste nevznesli námitku se zpracováním vašich osobních údajů pro marketingové účely, pak můžeme také hodnotit vaše údaje, abychom vám nabízeli skutečně jen to, co pro vás bude zajímavé.

Může jít o adresní a identifikační údaje (mj. datum narození, identifikující údaj, státní příslušnost, daňové rezidenství), údaje o sjednaných službách a další údaje, které nám sdělíte, nebo zjistíme v průběhu poskytování služeb včetně údajů, které v souvislosti s našimi závazky vytvoříme zpracováním údajů takto získaných.

Odkud údaje získáváme a co s nimi dále děláme?

Osobní údaje získáváme výhradně přímo od vás při uzavření a plnění smlouvy.

Příjemci a zpracovatelé

Osobní údaje mohou vedle správce, jeho zaměstnanců a osob pro něj činných zpracovávat také smluvní zpracovatelé (zejm. pojistitel, zajistitel a pojišťovací zprostředkovatelé), a to jak v ČR, tak v zahraničí. Veškeré osoby, které s osobními údaji přicházejí do styku v rámci plnění svých pracovních či smluvně převzatých povinností, jsou vázány mlčenlivostí a dodržují dostatečné standardy zabezpečení vašich údajů.

V rámci oprávněného zpracování můžeme osobní údaje předávat i dalším osobám (např. výměna informací za účelem prevence podvodů apod.). Pokud k tomu mají zákonem daný důvod, mohou získat přístup k osobním údajům i další třetí strany (např. policie a jiné orgány veřejné moci).

Předávání údajů do zahraničí

Vaše osobní údaje mohou být předávány ke zpracování v rámci EU, do zemí mimo EU výhradně v případě sídla pojistitele mimo EU. Naši zpracovatelé vždy dodržují minimálně stejný standard zabezpečení vašich údajů jako my samotní.

Jak s údaji pracujeme?

Způsob zpracování

Osobní údaje jsou u nás důsledně chráněny. Zpracování osobních údajů probíhá manuálně i v elektronických informačních systémech, které podléhají fyzické, technické i procedurální kontrole. Za účelem ochrany dat máme nastavený bezpečnostní mechanismus zahrnující technická, organizační a personální opatření.

Automatizované rozhodování a profilování

Nevyužíváme automatizované rozhodování nebo profilování.

Jak dlouho máme údaje u sebe?

Pokud není jinde uvedeno jinak, zpracováváme a uchováváme osobní údaje po dobu nezbytně nutnou k zajištění všech práv a povinností plynoucích ze smlouvy, a dále po dobu, po kterou jsme povinní údaje uchovávat podle obecně závazných právních předpisů.

Pro marketingové účely tato doba činí 5 let od skončení smluvního vztahu, v ostatních případech vyplývá doba zpracování z účelu zpracování anebo je dána právními předpisy.

Jaká jsou Vaše práva?

Každý, jehož osobní údaje zpracováváme, může požadovat potvrzení, zda osobní údaje, které se ho týkají, jsou či nejsou zpracovávány, a pokud je tomu tak, má právo získat přístup k těmto osobním údajům. V případě opakovaného požadavku na informace a kopii zpracovávaných údajů máme právo požadovat přiměřenou úhradu nákladů.

V případě, že zjistíte nebo se domníváte, že se zpracování osobních údajů provádí v rozporu s ochranou vašeho soukromého a osobního života nebo v rozporu s právními předpisy, můžete:
• požádat nás nebo i zpracovatele o vysvětlení;
• požadovat, abychom odstranili takto vzniklý stav, zejména můžete požadovat opravu, výmaz, nebo omezení zpracování osobních údajů;
• máte právo vznést námitku.

O vyřízení vaší žádosti vás vždy bez odkladu informujeme.

Máte též právo kdykoliv se obrátit se svým podnětem nebo stížností na Úřad pro ochranu osobních údajů, Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7, tel.: 234 665 125, email: posta@uoou.cz, datová schránka: qkbaa2n.

Seznam subjektů, které mohou přijít do styku s vašimi osobními údaji

Správci (dle uzavírané smlouvy):
Lloyd's of London, 1 Lime Street, London, EC3M 7HA United Kingdom
DEFEND INSURANCE s.r.o., Roztylská 1860/1, 148 00 Praha 11 – Chodov, Czech Republic

Zpracovatelé, kterým jsou předávány osobní údaje pro účely plnění smluvního vztahu a ostatní kategorie příjemců:
• Pojišťovací zprostředkovatelé oprávnění zprostředkovávat produkty příslušného pojistitele
• Orgány veřejné moci (Česká národní banka, Policie ČR apod.) a soudy (zejm. při plnění našich zákonných povinností)
• Auditoři nebo jiné nezávislé osoby zajišťující plnění zákonných povinností
• Poskytovatelé nebo provozovatelé informačních technologií
• Poskytovatelé služeb nezbytných pro výkon naší činnosti (administrativní činnosti, archivace, právní poradenství, správa pohledávek apod.)
• Poskytovatelé servisních služeb (při šetření pojistných událostí a pojistném plnění)
• Zajistitelé

Seznam společností, které mohou získat přístup k vašim osobním údajům:
AmTrust Syndicates Limited, 47 Mark Lane, London EC3R 7QQ United Kingdom.
Xchanging Ins-sure Services Ltd., Trinity Road, Folkestone, CT20 2RJ United Kingdom.
Casablanca INT, s.r.o., Plzeňská 183/181, 150 00 Praha 5, Česká republika
DEFEND INSURANCE HOLDING s.r.o., Roztylská 1860/1, 148 00 Praha 11, Česká republika
ProfiHOSTING s.r.o., Brněnská 412/59, 783 01 Olomouc – Slavonín, Česká republika